Projectmanagement & loslaten

Ongeveer een jaar geleden ben ik getrouwd met de meest fantastische man. Het was een prachtige dag en alles liep zoals gepland. Zelfs de verrassingen waren gepland, op de inhoud na dan. En niet alleen in grote lijnen maar ook in de kleinste details. Zelfs de kus was gepland en was 2 minuten eerder dan volgens schema (heel jammer….). Toch is projectmanagement ook loslaten.

Plannen

Door mijn jarenlange ervaring met projectmanagement en de ervaring die ik op heb gedaan met het assisteren in trainingen, kan ik heel goed plannen. Ik kan inschatten hoe langs iets duurt, overzicht houden op de acties, afspraken maken met leveranciers en dat passend maken in de planning. Ik plan ook onvoorziene dingen en hou rekening met een plan B.

Maar ook belangrijk, ik vind het heel leuk om te bedenken welke stappen er nodig zijn. Mensen en leveranciers betrekken en samen uiteindelijk een mooi project af leveren. Dat was bij de bruiloft niet anders. Ik wist welke elementen we er in wilden hebben, wie welke taak op zich zou nemen en waar ik hulp bij nodig had. Welke versiering waar kwam te hangen, hoeveel tijd en mensen daar voor nodig waren en ik had alvast de versiering per ruimte of gedeelte van een ruimte ingepakt in dozen. Ik denk wel dat ik kan zeggen dat aan alles was gedacht.

Op de dag zelf heb ik het volledig uit handen gegeven en alleen maar genoten. Uiteraard had ik niet zo maar iemand daarvoor gekozen. Ik heb een van mijn schoonzussen gevraagd die veel ervaring heeft met het volgen van planningen en anderen aan het werk te zetten. Zij heeft het fantastisch gedaan.

Loslaten

Van te voren twijfelden mensen wel of ik dat zou kunnen dat loslaten en uit handen geven. Wat veel mensen niet realiseren is dat het loslaten een belangrijk onderdeel is van projectmanagement. Je moet op een gegeven moment klaar zijn om anderen het te laten uitvoeren. Of dit nu een verhuisbedrijf of een aannemer of een IT afdeling of een team is, loslaten is noodzakelijk.

Je kunt simpelweg niet alles zelf doen en als je het wel zelf kan doen kun je je ook afvragen of jij wel degene bent die die taak het beste kan uitvoeren of dat iemand anders dat is. Kortom plan je suf en geniet je nog suffer tijdens de uitvoering. En vier het eindresultaat samen met de mensen die dit allemaal mogelijk hebben gemaakt.

Meer weten?

Vergrootglas

Facility Management is heel zichtbaar. Werkzaamheden wordt vaak backstage uitgevoerd en toch als iets niet werkt, merkt iedereen dit. Hoe goed je preventief onderhoud ook geregeld is en hoe kort de reactietijden van leveranciers ook zijn, als iets het niet (goed) doet dan valt dit op. Het niet goed functioneren werkt als een vergrootglas en roep meningen en adviezen op.

Communicatie en openheid

Het heeft dus ook geen zin om dingen onder het tapijt te vegen. Juist openheid en communicatie zorgen ervoor dat het vertrouwen weer wordt hersteld en de afdeling als professioneel wordt gezien. Dit houdt soms in dat je als Facility Manager met de billen bloot moet. Mea Culpa, glimlachen en bedanken voor alle goede raad hoort daar bij.

Is dat leuk, nee niet altijd en zeker niet als je keihard je best hebt gedaan om iets goed op te lossen, een nacht niet hebt geslapen, de hele wereld hebt ingeschakeld en de goodwill van je leveranciers hebt aangesproken. En dan krijg je de opmerking had je niet…… Dan kan je mensen wel eens uit het raam willen gooien. Zelfs dan win je meer met de reactie: “dank je wel, goed punt, we gaan hier naar kijken in het vervolg” Nog irritanter is het als ze gelijk hebben ……

Waardevolle lessen

Maar er is ook een heel groot voordeel, want als je als Facility Manager nooit fouten maakt, nooit om 3 uur ‘s nachts uit je bed wordt gebeld en er nooit een crisis is, dan leer je ook niets. Deze lessen zijn ontzettend waardevol en er zitten ook echt goede adviezen tussen. Er zijn lessen die ik koester en lessen die ik verafschuw, maar het blijven lessen. En als je ze ter harte neemt wordt je daar een betere manager door.

Fouten maken we allemaal en ik zal er de komende jaren zeker wat kunnen bijschrijven op mijn lijstje als lessen. Maar omdat ik dat weet en omdat ik weet dat ik ze ook weer kan herstellen, ben ik er ook niet bang voor. Dat is misschien nog wel de grootste les die ik de afgelopen jaren heb geleerd.

Wat kan ik voor jou betekenen?

Na meer dan 20 jaar ervaring in Facility Management heb ik vele lessen geleerd die ervoor zorgen dat ik anderen kan leren hoe ze – zonder zelf die fouten te maken – er via mij toch van te leren. Ooit komen ze in een boekje/handleiding of zal ik ze delen op een podium of voor een klas, maar tot die tijd blijf ik leren en lessen delen. Juist die lessen hebben mij gebracht waar ik vandaag de dag sta.

Interesse in hoe ik het Facility Management Team kan ondersteunen met mijn ervaringen en lessen? Ik ga graag met je in gesprek.

Schoonmaak en Hygiëne in tijden van Corona

Om toch weer vooruit te kijken in deze tijd organiseerde Hotelkit onlangs een webinar over schoonmaak en hygiëne in Hotels. Ik was te gast om mee te praten vanuit het perspectief van Facility Management.

Mijn werkfocus ligt meestal op kantoren maar ik zie veel raakvlakken. Eigenlijk is het grootste verschil dat in hotels mensen blijven slapen en op kantoor (meestal) niet. Welke conclusies leverde dat op?

Desinfecteren is eigenlijk helemaal niet nodig

Als er professioneel wordt schoongemaakt door mensen die getraind zijn en met de juiste middelen en producten, is alleen schoonmaak voldoende. Met een klam vochtige microvezeldoek zonder product verwijder je al 98% van de vervuiling, inclusief de micro organismen en dus ook virussen.

Het is belangrijk om de doek regelmatig te vervangen en dus niet één doek voor meerdere oppervlakken of 1 hele kamer te gebruiken. Ook moeten de doeken op 60 graden worden gewassen in een professionele wasmachine, met (het liefst) een desinfecterend wasmiddel.

Gasten verwachten dat je desinfecteert. Wat doe jij?

Desinfecteren is een breed begrip. De meeste mensen zijn er niet van bewust dat antibacteriële zepen en schoonmaakmiddelen alleen bacteriën verwijderen en dus geen virussen.

Om virussen goed te verwijderen is zwaarder geschut nodig. Producten met bijvoorbeeld 59% waterstofperoxide of 80% alcohol (geen 100% want dat werkt weer averechts). Het is raadzaam om na te gaan of deze middelen veilig kunnen worden gebruikt. Heeft het personeel additionele training of bescherming nodig? Kan het dat antieke kastje daar wel tegen?

In veel handgels voor desinfectie zit maar 70% alcohol. Dat werkt dus alleen als je het product net zo lang inwrijft totdat je handen weer droog zijn en alle alcohol verdampt is. Ook hiervoor geldt: desinfectie werkt alleen op schone oppervlakken en handen. De vraag is dus, ga je echt desinfecteren met vaak agressieve middelen? Of ga je desinfecteren voor de bühne? Dat kan ook een prima oplossing zijn.

Mensen likken niet aan gordijnen

Het reinigen van gordijnen, bedsprei en kussentjes kan dus gedaan worden in de normale frequentie. We merkten in de vragen die gesteld werden door de hoteliers dat er en veel onzekerheid is over hoe het goed te doen. Virussen en bacteriën zijn er altijd en overal. Van de één wordt je ziek en van de ander helpt je juist. Een wereld zonder is onmogelijk. We moeten ons niet gek laten maken. Laten we vooral ons gezond verstand gebruiken, waarbij we de verwachting van de klant niet uit het oog verliezen.

https://www.dso.nl/Ik wil vanaf deze plek Hotelkit bedanken voor het organiseren van de webinar en dat ik als één van de experts aan mocht schuiven. Daarnaast wil ik Jim van Heyningen van DSO  bedanken waarmee ik samen de voorbereiding en presentatie van dit onderwerp heb gedaan.

Andere onderwerpen die aan bod kwamen waren: Guest Journey, Communicatie & Social Distancing. Mocht je de webinar (in het Engels) terug willen kijken dan kan dat via de volgende link: Hygiene in hotels, the new normal

Tot slot hebben we nog een paar tips gegeven die wellicht handig zijn:

  • Maak professioneel schoon met microvezeldoeken
  • Desinfectie = geen schoonmaak  (altijd eerst schoonmaken, anders heeft het geen zin)
  • Zorg voor de juiste instructies bij het gebruik van desinfectiemiddelen
  • Bordjes op tafels waarmee de gasten aan kunnen geven dat de plek schoongemaakt kan worden bij verlaten van de tafel (dit zou ook prima met bureaus kunnen).
  • Aparte afvalbakken voor mondkapjes, deze mogen niet bij het standaard afval
  • Seal de minibar zodat je weet of deze is gebruikt en seal kamerdeuren als de kamer gecheckt is (zodat de gast weet dat er niemand meer binnen is geweest na schoonmaak controle).
  • Check met de gast of ze tussentijdse schoonmaak willen van hun kamer
  • Waar voedsel wordt verwerkt is extra schoonmaken van oppervlakken (met 80% alcohol) om de 3 uur raadzaam
  • Verwijder kranten, tijdschriften en folders uit de kamers
  • Maak het niet onnodig ingewikkeld

Mocht je meer willen weten over mij of over de support die ik bedrijven bied dan kun je vrijblijvend contact met mij opnemen

Motivatie een raar fenomeen!

Motivatie is een raar fenomeen. Soms komt het vanuit jezelf en soms moet het van buiten komen. De ene keer is het heel makkelijk om de motivatie zelf te creëren en de andere keer is het volstrekt niet mogelijk en is een externe factor cruciaal. Ik ben nu succesvol bezig met een mindset programma. Een jaar geleden heb ik dat ook gedaan en toen lukte het niet. 

Wat is er nu dan anders?

Eigenlijk weet ik dat niet precies en kan ik het ook niet wetenschappelijk onderbouwen. Ik weet alleen dat ik een mentale knop heb omgezet en het mij geen moeite kost om dit tot nu toe gewoon te doen. Motivatie is dus ook iets persoonlijks en ongrijpbaars.

Hoe zorg je er dan voor dat de mensen in jouw team gemotiveerd zijn en blijven?

Motivatie is persoonlijk is en is voor iedereen anders. Dat is mijn uitgangspunt. Sommige mensen leven van complimenten en zorgt het ontvangen van complimenten voor motivatie en drive. Voor anderen zijn complimenten niet noodzakelijk en zij worden gedreven vanuit taakgericht denken. Voor weer anderen moet het vooral gezellig zijn en voor nog een andere groep is het weer van groot belang om kaders te hebben en om te weten wat het doel is.

Door al die verschillende behoeftes, is het is dus van groot belang om te weten van je mensen wat hun drive en motivatie is, zodat je daar op kan aansluiten.

Deze kennis heeft mij de afgelopen 10 jaar enorm ondersteund bij het leidinggeven aan teams en vooral bij interim opdrachten. Het was belangrijk om snel zaken op de rit te krijgen, samenwerkingen binnen het team te (her) creëren en zo de resultaten van de afdeling te verbeteren.

Als eerste kijk ik altijd naar waar de behoefte van verschillende individuen in het team ligt, zodat ik bij aan kan sluiten en mensen kan motiveren. Dit is niet alleen handig, het is ook echt een feest om te zien hoe mensen groeien en meer plezier krijgen in hun werk als er aan die behoefte wordt voldaan.

Dit gaf mij niet alleen goede resultaten, maar gaf vooral het team en de individuele teamleden het inzicht dat ze toegevoegde waarde hadden. Door hun hervonden motivatie kregen ze veel meer voor elkaar dan ze voor mogelijk hielden.

Ik ben er van overtuigd dat dit voor de meeste teams geldt zolang je aansluit op persoonlijke behoeftes en je als leidinggevende inziet dat individueel motiveren veel meer oplevert dan een groep managen.

Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact met mij op.

Het nieuwe werken 3.0

Sinds de corona restricties zijn geïntroduceerd werken heel veel mensen thuis. Wat vroeger een probleem was, want:  “werken mensen wel als ze thuis zijn?” is nu voor velen een goede oplossing. Zelfs zo goed dat de vraag rijst: waarom zullen mensen wanneer het weer mogelijk is, überhaupt nog naar kantoor willen komen?

Tijd voor andere kijk op werk: maak kantoor leuker en stuur op output in plaats van op uren.

Waarom zullen we vroeg op staan, in de file gaan staan, in overvol OV ons verplaatsen, als we in een paar stappen bij onze thuiswerkplek zijn? Of mensen dwingen 8 uur per dag minimaal aanwezig te zijn op kantoor terwijl ze thuis die 8 uur ook kunnen werken, overdag een boodschap kunnen doen en meer tijd hebben om met hun gezin door te brengen.

De afgelopen jaren werkte ik gemiddeld 3 dagen per week in het buitenland en 2 dagen vanuit huis. Ik had ook naar kantoor kunnen gaan.  Ik kon zelfs kiezen tussen die van mijn werkgever of die van mijn klant. Toch koos ik daar niet voor. Waarom niet? Omdat het voor mij geen toegevoegde waarde had. Samenwerken deed ik met andere collega’s elders in Europa op afstand, zoals we dat nu allemaal wat gewoner zijn gaan vinden. Kortom, het kan heel goed.

Meer thuis werken biedt nieuwe kansen om het naar kantoor gaan aantrekkelijker te maken.  Er is simpelweg meer ruimte. Juist de dingen die een kantoor interessant maken – face to face contact, goede ideeën door toevallige ontmoetingen, bij koffiezet apparaat of lunch – blijf je houden. Mensen zijn sociale dieren en een kantooromgeving voorziet in die behoefte. Maar die kantoortuin, die moet echt worden aangepakt, dit is de kans om meer plekken toe te voegen waar men zich kan terugtrekken om in stilte te werken.

In mijn visie zou per functie (objectief) bekeken moeten worden of thuiswerken in de toekomst tot de mogelijkheden behoort. Zo nee, (maar dat geldt echt alleen maar voor heel weinig functies) dan is het werken op kantoor de enige optie. Zo ja, dan zal de organisatie er voor kunnen kiezen volledige of beperkte keuzevrijheid daarin te geven. Bijvoorbeeld minimaal 2 dagen per week op kantoor met afstemming met de leidinggevende en de rest van het team. Op die manier kunnen ook de hoeveelheid werkplekken worden gereduceerd en kan er gebruik worden gemaakt van een boekingssysteem waar mensen van te voren een werkplek reserveren, op is op. Zo behoort zelfs 1,5 meter tot de opties….

Ik denk dat mensen over het algemeen graag hun werk willen doen en er maar weinigen zijn die de kantjes eraf lopen.  Ik zou dan ook pleiten voor volledige keuzevrijheid (met een boekingssysteem) zodat teams onderling kunnen afstemmen wanneer ze op kantoor zijn en hoe lang  – waarom standaard iedere dag 8 uur op kantoor werken? Als het thuis blijkbaar ook kan!

Dus werkgevers, iets om over nadenken: hoe maak je het werken op kantoor aantrekkelijk en hoeveel vrijheid ga jij je mensen geven in de toekomst?

Wil je meer willen weten over hoe je een kantoor aantrekkelijker kan maken, dan kun je contact met mij opnemen. Ik kijk graag vrijblijvend mee naar oplossingen en zit vol met ideeën.

Crisis Management

Afgelopen vrijdag was ik te gast bij Floortje en Cesar Lopes in hun Webinar serie – Lopes Leader Talks, waarin ze ondernemers informeren en inspireren.

Dit is nu terug te luisteren via: https://open.spotify.com/episode/0CUcvkUqokDA9vG5F6BAMJ?si=qqqUB1Y-TWWoVXajvI2N-Q

Mijn onderwerp was, hoe kan het ook anders, Crisis Management. Al die jaren als Interim manager was ik ook een crisis manager: De klant kampte met een onverwachte situatie, die de normale gang van zaken verstoort en een bedreiging kan veroorzaken. Een crisis dus en ik loste die op.

Toen ik werd gevraagd om over dit onderwerp te vertellen ben ik nagegaan hoe ik die situaties aanpakt en waarom die aanpak succesvol is.

Ik zag duidelijk dat ik een aantal cruciale stappen nam die er voor zorgde, dat het duidelijk werd wat echt het probleem was. Wat de verwachting was van de opdrachtgever en van de mensen direct betrokken bij het probleem. Maar ook hoe belangrijk het is, dat er keuzes worden gemaakt. En nadat de crisis voorbij is, je rapporteert en evalueert.

Zo ben ik tot de volgende 8 stappen gekomen:

Stappenplan Crisis Management

  1. Helderheid creëren
  1. Gewenste uitkomst bepalen
  1. Verschillende scenario’s/oplossingen bedenken
  1. Het kiezen van een scenario/oplossing
  1. Communiceren
  1. Implementatie
  1. Rapporteren
  1. Evalueren

Het is belangrijk om veel informatie te verkrijgen om te kunnen bepalen wat het echt het probleem is. Bijvoorbeeld met de huidige Corona crisis. Als de inkomsten omlaag gaan is Corona dan het echte probleem of de gevolgen van die crisis en welke gevolgen dan?

Bij de eerder genoemde interim opdrachten haalde ik mijn informatie bij de opdrachtgever, de klant, de mensen werkzaam in het pand en uiteraard de mensen van de afdeling. Op die manier kon ik een compleet beeld vormen. Heel belangrijk, omdat er verschillende belangen spelen die niet altijd samen gaan.

Bijvoorbeeld een manager die meerdere teamleden wilde ontslaan, maar waar al snel duidelijk werd dat deze manager juist het probleem was. Het was niet per se in het belang van deze manager dat dit naar voren kwam. Die helderheid kwam wel goed van pas bij het kiezen van de gewenste uitkomst en het bedenken van de verschillende scenario’s.

Mocht jij nou ook aan de slag willen gaan met deze praktische stappen, om jouw crisis te managen? En mocht je hier nog vragen over hebben, of wil je dat ik even met je mee kijk? Neem dan vrijblijvend contact met me op. Ik help je graag.

6 tips van een ervaringsdeskundige, om het thuiswerken te laten slagen

De afgelopen 5 jaar werkte ik of in het buitenland of thuis en heb ik het thuis werken mijzelf helemaal eigen gemaakt.

Hier 6 tips om thuiswerken te laten slagen en aangenaam te maken.

Thuis werken is ondanks alle technieken, behelpen, je collega’s benaderen lukt niet meer op de werkvloer en moet nu dus gepland worden. Dit lijkt een heel gedoe, met deze tips wil ik laten zien dat het geen gedoe hoeft te zijn.

Tip 1 Maak een planning

  • Maak een planning voor jou en je team. Wie doet wat en hoe rapporteert iedereen terug.
  • Begin de dag met een video call om elkaar even te zien en om taken te verdelen en heel belangrijk om te kijken hoe men elkaar kan supporten en met elkaar kan samenwerken. Maar ook even een check- in hoe het met iedereen gaat. Is iedereen in staat de volledige dag te werken of is er een beperking bijvoorbeeld omdat de kinderen thuis zijn of er simpelweg dingen geregeld moeten worden.
  • Sluit de dag af met een korte call, max 10 minuten. Een check in hoe het gaat, wat is de voortgang, waar lopen mensen tegen aan etc.
  • Neem in jouw planning ook je thuis situatie mee, misschien wisselen jij en je partner het samen met de kinderen zijn, af en hoe ziet dat schema er uit. Deel dit ook met jouw manager en team zodat het helder is wanneer jij bereikbaar bent.
  • Neem in je planning ook lunchtijd mee maar ook huishoudelijke taken zoals de was, een boodschap doen en lummeltijd zoals ik dat noem, even een wandeling maken of met de kinderen een leuke activiteit doen. Van de hele dag binnen zitten wordt niemand blij.

Tip 2 Maak het gezellig

Een gezellige werkplek stimuleert!

  • Zet een plantje of bloemen neer.
  • Zorg voor uitzicht voor de overpeins momenten, nadenken lukt vaak beter als je naar buiten kan kijken.
  • Zet foto’s neer.
  • Brandt een kaarsje.
  • Zet een achtergrondmuziekje op.

Tip 3 Blijf in contact

De gesprekken bij de koffiemachine zijn voor nu verleden tijd, hoe blijf je toch in contact?

  • Plan een kopje koffie met een collega, gewoon even bijkletsen terwijl je allebei je kopje koffie, thee etc. drinkt.
  • Lunch samen met collega’s, op dezelfde tijd (video bellen mag, hoeft niet).
  • Bel spontaan een collega.
  • Gebruik de chat ook voor niet direct werk gerelateerde gesprekken.
  • Biedt mensen aan om ze te helpen.
  • Deel briljante ideeën, misschien heb jij de oplossing gevonden voor de combi thuis werken en kinderen thuis, deel dat zodat anderen er ook iets aan hebben.

Tip 4 Vier je successen

  • Aan het einde van de dag laat je, je team weten wat je successen zijn en vraag anderen om die van hun te delen. Werk en privé successen. Dit geeft energie. Kijk ook naar de kleine dingen, successen zijn successen.
  • Vier ook je successen thuis, wat zijn de successen van je partner of van de kinderen?
  • Start de dag met successen om meteen in de positieve flow te komen. Laat iedereen in de video call minimaal 1 succes delen (privé of werk gerelateerd).

Tip 5 Laat los

Thuis werken kan heel productief zijn maar als mensen in jouw team een gezin thuis hebben kun je niet verwachten dat ze dezelfde uren werken of dezelfde inzet tonen als op kantoor. Deze bijzondere tijden vragen om een manager die begrijpt dat dat zo is en daar op in speelt.

  • Laat je team zelf de prioriteiten bepalen, grijp alleen in als ze het echt niet weten.
  • Zorg dat iedereen een realistische planning heeft, dit voorkomt stress en teleurstellingen.
  • Vraag je teamleden bij vragen contact met je op te nemen (op die tijden dat je beschikbaar bent) als ze vragen hebben en als hun planning niet werkt. Je wil zo snel mogelijk kunnen bijsturen of support geven als iets niet loopt zoals gepland.
  • Verhelder verwachtingen naar je team maar ook naar jouw management. Zorg dat iedereen weet wat er van ze wordt verwacht en wat er verwacht kan worden.
  • Kijk naar de mogelijkheden en oplossingen, ja dingen zullen niet zo gaan als voorheen maar is dat erg? Vraag ook je team naar creatieve oplossingen en leer van elkaar.

Deze bijzondere tijd vraagt om een andere manier van werken. Het kan zomaar zijn dat het ook een heleboel oplevert. Waarschijnlijk kom je nu meer van elkaar te weten over de thuissituatie van je collega’s en hoe vindingrijk men is.

De grootste angst van veel managers is dat ze de controle verliezen omdat de medewerkers uit het zicht zijn. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat mensen lui zijn en geen intrinsieke motivatie hebben. Mijn ervaring is dat, dat beeld niet klopt, de meeste mensen willen gewoon lekker aan de slag zijn en anderen (dus ook hun manager) helpen.

Laatste tip, gebruik de tips en kijk hoe het werkt.

Mocht je ergens tegen aan lopen of vragen hebben dan kun je contact met mij opnemen dan kijk ik graag even met je mee.

Stuur me een pb, mail me info@mmpower.nl of bel me +316 5588 7306.

Inrichting van een pand – Esthetisch of Functioneel?

Nieuwe vormen van werken vragen vaak een aanpassing van het pand. Ook een verhuizing is vaak aanleiding om het Interieur opnieuw te ontwerpen. Ga je voor het nieuwe werken, agile werken, scrummen of hot seats? De meeste bedrijven huren daar een interieurarchitect voor in. Zij hebben veel verstand van het inrichten van gebouwen en dan vooral op het esthetische vlak. Daar zijn ze dan ook heel goed in. Denk aan het gebruik van kleuren, de uitstraling van de inrichting of uitkiezen van mooie spullen. Dat kun je aan ze overlaten.

Waar ze minder verstand of oog voor hebben is het praktische en het operationele gebruik van ruimtes en gebouwen. Hier gaat het vaak mis. Er wordt helaas niet altijd voldoende rekening gehouden met akoestiek, hoe mensen omgaan met spullen, hoe ruimtes gebruikt worden etc. Het gevolg is dat een ruimte er prachtig uitziet, maar niet volledig gebruikt kan worden.

Een paar voorbeelden die ik zoal ben tegengekomen:

  • Kaarsenhouders met kaarsen. Dit kan nooit onderdeel zijn van een brand preventie beleid
  • Banken met losse fluffy, geborduurde etc. kussentjes. Hoe maak je deze schoon als iemand koffie er over heen knoeit?
  • Harde vloeren en scheidingswanden in open plan, een drama qua akoestiek
  • Vergaderruimtes die geplaatst worden in open plan zonder dak. Alle gesprekken zijn letterlijk te volgen door de mensen die er omheen zitten. Gevolg, de ruimtes worden niet gebruikt waar ze bedoeld voor zijn terwijl er wel behoefte aan is
  • Poefjes en banken in receptieruimtes. Over het algemeen gaan vreemden niet naast elkaar op een bank zitten. En poefjes, daar gaat al helemaal niemand op zitten, zeker dames met jurken of rokken niet
  • Panden waar geen schoonmaakkasten of opslagruimtes worden gecreëerd. Er zullen toch dingen uit het zicht moeten worden opgeborgen
  • Koffie/pauze ruimtes zonder wasbak en kraan. Waar laat je je restje koude koffie of hoe spoel je een vies bord af zonder gootsteen?

Het gevolg is dat er veel geld is uitgegeven aan het uiterlijk van de ruimte, terwijl er later alsnog aanpassingen nodig zijn om deze ruimte functioneel te maken. Dit wordt vaak pas duidelijk wanneer de ruimte in gebruik wordt genomen. Op deze wijze gaat er veel geld verloren.

Ik vind dit zonde en ik ben van mening dat dit kan worden voorkomen. Laat een Facility Manager meekijken! Facility Managers kijken praktisch en weten waar het mis kan gaan. Door bijna 20 jaar ervaring in het vak weet ik heel veel over de inrichting van kantoren. Wat werkt er wel en wat werkt niet – zie de voorbeelden hierboven – terwijl ik ook meedenk met de esthetiek. Praktisch en mooi kan heel goed samen gaan. Dit kan je veel geld besparen. Ik help je graag.

Vaak zijn Interieurarchitecten het hier niet met mij eens. zij weten het beter. Zij weten hoe je kantoren en ruimtes mooi in moet richten. En dat klopt ook. Maar je kan er ook op andere manier naar kijken: vanuit het oogpunt van Facility Management. Laatst sprak ik een Interieurarchitect die het volledig met mij eens was. Wij zagen meteen hoe we elkaar kunnen versterken. Het leverde een boeiend en verfrissend gesprek op.

Sta je als bedrijf op het punt een interieurarchitect in te huren? Of zijn de plannen gereed maar de uitvoering is nog niet begonnen? Dan nodig ik je van harte uit om contact met mij op te nemen om te bekijken wat ik voor jullie kan betekenen.

Het belang van Coaching

Groei! In mijn definitie van Coaching staat groei centraal. Coaching is een ruim begrip en als ik het woord Google kom ik verschillende definities tegen. Mijn definitie is dat Coaching professionals ondersteunt om te groeien zodat hun kwaliteiten beter tot uiting komen. We hebben hoge verwachtingen van medewerkers. We willen dat ze leveren, dat het op tijd is, en dat ze de juiste dingen doen. Logisch, daar zijn ze toch voor aangenomen. En dan willen we ook nog dat ze het met plezier doen. Maar waarom lukt dat toch regelmatig niet?

Veel eigenschappen die helpen om succesvol te zijn leren we niet op school of thuis. Heb je goed leren plannen? Weet je hoe je support kan vragen? Is het niet helder waarom je bepaalde opdrachten moet doen? Hoe vraag je dat? En als iemand denkt dat hij het allemaal uit zichzelf moet kunnen zal dat zeker teleurstelling opleveren, zeker als mensen bang worden om fouten te maken.

Het goede nieuws is dat deze vaardigheden te leren zijn. In de Coaching van mmpower gaan we aan de slag met precies deze vaardigheden. We gaan leren en oefenen. Bang zijn om fouten maken verandert dan in vertrouwen dat je het zelf op kan lossen. Of even waardevol, dat je weet hoe je een ander kan vragen het samen met jou op te lossen.

Ik pas al deze vaardigheden zelf ook toe in mijn werk en heb mijn plezier en zelfvertrouwen zien groeien door de jaren heen. En ik leer als leidinggevende mijn medewerkers om deze vaardigheden toe te passen. Resultaten die ik van hen terug krijg:

  • Ze hebben meer plezier in hun werk
  • Ze maken makkelijker promoties
  • Ze zijn geliefder geworden bij hun collega’s en bij de klant
  • Ze zijn veel zelfstandiger gaan werken
  • Ze nemen verantwoordelijkheid voor hun werk
  • Ze nemen sneller initiatief

In mijn ogen moet Coaching vooral praktisch en direct toepasbaar zijn. Coaching hoeft ook niet heel erg lang te duren. 7 tot 8 sessies van ongeveer anderhalf uur, zijn echt voldoende. Op deze manier heb je als leidinggevende ook direct resultaat van de investering.

Ik zie dit terug in de teams die ik heb aangestuurd de afgelopen jaren en in de individuele trajecten die ik naast mijn werk heb gedaan. De resultaten zijn in de meeste gevallen boven verwachting van de persoon zelf. Mensen halen er dan ook echt wat uit: ze leren nieuwe vaardigheden die hen ondersteunen in hun werk. Ook leidinggevenden van de mensen die ik heb gecoacht, zijn zeer tevreden met de resultaten die hun medewerkers behalen.

Spreekt dit jou aan? Of heb je zelf medewerkers die dit steuntje in de rug goed kunnen gebruiken? Dan kan je contact met mij opnemen, ik vertel je graag meer over mijzelf, mijn ervaring en mijn werkwijze.

IFM implementatie – wat te verwachten

Facility Management volledig outsourcen is niet altijd eenvoudig. Ik wil graag delen welke lessen ik in het verleden geleerd heb op dit gebied, juist omdat het ook heel veel biedt als je het goed doet.

Integrated Facility Management – het volledig outsourcen van alle services, inclusief het management – kan structuur en continuïteit brengen. Daarnaast worden de kosten transparanter. Dit vraagt om een goede implementatie.

In de eerste fase (de transitie) van zo een implementatie wordt de basis gelegd voor verdere samenwerking. Hier ga je aan de slag met de verwachtingen die je als bedrijf hebt, en de mogelijkheden die een IFM partij heeft. Daarvoor maak je een analyse van de huidige situatie en hoe het er na de implementatie uit komt te zien. Op deze manier kun je meten of je de gestelde doelen en verbeteringen bereikt hebt.

Het is dus belangrijk om een goed overzicht te maken van de huidige situatie:

  • Welke services worden er nu geleverd en in welke vorm, met welke frequenties etc.? Een scope of work document kan hier goed bij helpen
  • Wat zijn de huidige kosten? Zowel de vaste als de niet vaste kosten (bijvoorbeeld voor consumables zoals toiletpapier of koffiebonen). Denk ook breed, iedereen die zich nu met FM bezighoudt hoort hierbij (dus ook Finance die de facturen betaald bijvoorbeeld)

Beschrijf duidelijk de verwachtingen van na de implementatie:

  • Wat is de reden om te outsourcen? Structuur? Continuïteit, het verbeteren van services? Of juist het besparen op services?
  • Hoe verhoudt dit zich met de huidige situatie? Gaat de kwaliteit omhoog/omlaag? Gaan de kosten naar beneden? Of allebei?
  • Welke services worden er dan geleverd en met welke frequenties, ook hier is een scope of work document een handig hulpmiddel

Een van de key factoren is, dat er iemand beschikbaar is, die tijd kan vrij maken om dit te beschrijven, om te beoordelen dat het voorstel de juiste is (om de juiste redenen) en om bij te sturen daar waar nodig? Het is ook mogelijk hier iemand voor in te huren die dit proces op een professionele manier kan begeleiden.

Een transitie (de voorbereidende fase) duurt zeker 6 tot 9 maanden. Dit is ook echt nodig. IFM is geen quick fix, maar een lange termijn oplossing. Dit lijkt misschien veel voorwerk, maar als het goed gedaan wordt is de overgang soepel en heb je er jaren plezier van. Een andere key factor is om alle veranderingen aan de gehele organisatie te communiceren en de belangrijke stakeholders te betrekken bij de keuze.

En dan volgt er nog een fase: de mobilisatiefase. Dat is de overgang van de huidige naar de nieuwe situatie en deze fase duurt ongeveer 3 maanden. Nu gaat het echt gebeuren. Wanneer de transitie goed gegaan is zal deze fase zonder problemen verlopen.

Hoef je als organisatie na implementatie van IFM niets meer te doen op het gebied van Facility Management? Nee, dat niet, maar wel veel minder. Ik zou, zeker het eerste half jaar, maandelijks bij elkaar komen om de voortgang te bespreken, om bij te sturen en de financiële resultaten te monitoren. IFM-organisaties hebben veel ervaring met goede rapportages die inzicht geven in al deze zaken.

Heb je behoefte aan support bij de implementatie van IFM? Ik heb veel ervaring in het begeleiden van deze processen. Of wil je graag een oriëntatietraject starten? Dan help ik je graag onderzoeken welke mogelijkheden er voor jouw organisatie zijn.

Wil je meer weten, dan kun je contact met mij opnemen.

Naar boven