Facility Management volledig outsourcen is niet altijd eenvoudig. Ik wil graag delen welke lessen ik in het verleden geleerd heb op dit gebied, juist omdat het ook heel veel biedt als je het goed doet.

Integrated Facility Management – het volledig outsourcen van alle services, inclusief het management – kan structuur en continuïteit brengen. Daarnaast worden de kosten transparanter. Dit vraagt om een goede implementatie.

In de eerste fase (de transitie) van zo een implementatie wordt de basis gelegd voor verdere samenwerking. Hier ga je aan de slag met de verwachtingen die je als bedrijf hebt, en de mogelijkheden die een IFM partij heeft. Daarvoor maak je een analyse van de huidige situatie en hoe het er na de implementatie uit komt te zien. Op deze manier kun je meten of je de gestelde doelen en verbeteringen bereikt hebt.

Het is dus belangrijk om een goed overzicht te maken van de huidige situatie:

• Welke services worden er nu geleverd en in welke vorm, met welke frequenties etc.? Een scope of work document kan hier goed bij helpen
• Wat zijn de huidige kosten? Zowel de vaste als de niet vaste kosten (bijvoorbeeld voor consumables zoals toiletpapier of koffiebonen). Denk ook breed, iedereen die zich nu met FM bezighoudt hoort hierbij (dus ook Finance die de facturen betaald bijvoorbeeld)

Beschrijf duidelijk de verwachtingen van na de implementatie:

• Wat is de reden om te outsourcen? Structuur? Continuïteit, het verbeteren van services? Of juist het besparen op services?
• Hoe verhoudt dit zich met de huidige situatie? Gaat de kwaliteit omhoog/omlaag? Gaan de kosten naar beneden? Of allebei?
• Welke services worden er dan geleverd en met welke frequenties, ook hier is een scope of work document een handig hulpmiddel

Een van de key factoren is, dat er iemand beschikbaar is, die tijd kan vrij maken om dit te beschrijven, om te beoordelen dat het voorstel de juiste is (om de juiste redenen) en om bij te sturen daar waar nodig? Het is ook mogelijk hier iemand voor in te huren die dit proces op een professionele manier kan begeleiden.

Een transitie (de voorbereidende fase) duurt zeker 6 tot 9 maanden. Dit is ook echt nodig. IFM is geen quick fix, maar een lange termijn oplossing. Dit lijkt misschien veel voorwerk, maar als het goed gedaan wordt is de overgang soepel en heb je er jaren plezier van. Een andere key factor is om alle veranderingen aan de gehele organisatie te communiceren en de belangrijke stakeholders te betrekken bij de keuze.

En dan volgt er nog een fase: de mobilisatiefase. Dat is de overgang van de huidige naar de nieuwe situatie en deze fase duurt ongeveer 3 maanden. Nu gaat het echt gebeuren. Wanneer de transitie goed gegaan is zal deze fase zonder problemen verlopen.

Hoef je als organisatie na implementatie van IFM niets meer te doen op het gebied van Facility Management? Nee, dat niet, maar wel veel minder. Ik zou, zeker het eerste half jaar, maandelijks bij elkaar komen om de voortgang te bespreken, om bij te sturen en de financiële resultaten te monitoren. IFM-organisaties hebben veel ervaring met goede rapportages die inzicht geven in al deze zaken.

Heb je behoefte aan support bij de implementatie van IFM? Ik heb veel ervaring in het begeleiden van deze processen. Of wil je graag een oriëntatietraject starten? Dan help ik je graag onderzoeken welke mogelijkheden er voor jouw organisatie zijn.

Wil je meer weten, dan kun je contact met mij opnemen.