Zoals ik in mijn eerdere blog schreef ben ik direct na mijn studie aan de gang gegaan als Facilitair manager, wat ik wilde en wat ik voor ogen had tijdens mijn studie. Ging dat direct goed? Nou nee, niet bepaald.

Mijn bijnaam was de eerste jaren ‘Miss No’. Ik zag alleen maar beperkingen door het budget, ik hield medewerkers bewust klein, luisterde niet goed en wist zelf wel hoe het moest. En ik maakte hierdoor fouten:

• Koffiemachines vervangen met(goedkopere) koffiemachines waarvan de koffie niet te drinken was
• De routing in het bedrijfsrestaurant aangepast zonder dit te communiceren en te vertellen waarom
• Geld vragen voor een nieuwe toegangspas als mensen deze waren verloren zonder afspraken te maken over wat we met dit cash geld gingen doen

Allemaal goede intenties maar doordat ze niet goed werden uitgevoerd leverde dit alleen maar een hoop weerstand en klachten op.

Kortom, Miss No was een feit.

Maar gelukkig was er iemand die mij deze spiegel voorhield. Dat was pijnlijk, maar ik ben mee aan slag gegaan. Deze omkeer kwam ironisch genoeg precies op het moment dat mijn budget enorm werd ingeperkt omdat het niet goed ging met het bedrijf. Ik moest het drastisch anders gaan doen.

Ik betrok mijn team bij het verzinnen van oplossingen, vroeg de directie wat ze belangrijk vonden en zocht zelf naar creatieve oplossingen. Daarnaast ging ik alles – ook de vervelende maatregelen – goed communiceren met de juiste personen. En ik zorgde voor duidelijke afspraken. Wat kon er anders of beter zonder extra geld?

Toen het na een jaar weer veel beter met het bedrijf ging ik op dezelfde wijze door: ik maakte – na goed overleg – voorstellen voor verbeteringen van dienstverlening, bleef goed communiceren en zocht creatieve oplossingen. Alleen nu was er ineens veel meer mogelijk!  

Hierdoor kwam ik erachter dat mijn geleerde lessen altijd gelden: dat als de motivatie klopt, je plannen aansluiten bij de verwachtingen en het budget niet direct verdubbeld hoeft te worden, je veel meer draagkracht creëert. En dingen voor elkaar krijgt. Miss No heb ik toen voor altijd van mij af kunnen schudden.

Deze lessen koester ik nog steeds. In mijn werk ben ik altijd bezig met de vragen:

• Wat kan er makkelijker/ of makkelijk beter?
• Hoe sluiten we aan op de verwachtingen?
• En omgekeerd, hoe sluiten de verwachtingen beter aan op wat we doen?
• Wie hebben we nodig en met wie moeten we in gesprek?
• Hoe doen we het zonder dat de kosten meteen omhoog gaan

Het is ook helemaal niet nodig om het maximale uit leveranciers te knijpen, of om onmogelijke prestaties te verwachten. Uiteindelijk moet die wie levert, ook gewoon betaald worden. Vaak kan het leveren van die diensten wel efficiënter of beter afgestemd. Hierdoor kunnen kosten omlaag, of gelijk blijven met een beter resultaat. Voorbeelden hiervan zijn:

• Functies/werkzaamheden combineren
• Ervoor zorgen dat collega’s werk van elkaar over kunnen nemen
• Werk van verschillende leveranciers beter op elkaar af te stemmen
• Processen aanpassen waardoor dingen makkelijk of minder tijdrovend zijn.

Een concreet voorbeeld kan zijn om overdag schoon te maken. De schoonmaker wordt zichtbaar. Dit brengt vele voordelen met zich mee en in veel gevallen een kostenbesparing. Een ander voorbeeld is om de receptioniste op te laten staan bij de begroeting van een bezoeker: de bezoeker voelt zich veel meer welkom.

Door dit soort vaak simpele en soms wat ingewikkeldere oplossingen keer op keer in te zetten heb ik inmiddels de bijnaam Firefighter gekregen. De klant stuurt mij naar locaties waar dingen niet zo goed gaan en die los ik op, heel simpel gezegd.

Een heerlijke baan die ik  – vanuit die behoefte van de klant –  de afgelopen jaren zelf heb gecreëerd en heb uitgebouwd tot waar ik voor sta: to create a new standard in Facility Management.