Inrichting van een pand – Esthetisch of Functioneel?

Door |2020-09-07T12:30:48+00:0020/02/2020|Blog|

Nieuwe vormen van werken vragen vaak een aanpassing van het pand. Ook een verhuizing is vaak aanleiding om het Interieur opnieuw te ontwerpen. Ga je voor het nieuwe werken, agile werken, scrummen of hot seats? De meeste bedrijven huren daar een interieurarchitect voor in. Zij hebben veel verstand van het inrichten van gebouwen en dan vooral op het esthetische vlak. Daar zijn ze dan ook heel goed in. Denk aan het gebruik van kleuren, de uitstraling van de inrichting of uitkiezen van mooie spullen. Dat kun je aan ze overlaten.

Waar ze minder verstand of oog voor hebben is het praktische en het operationele gebruik van ruimtes en gebouwen. Hier gaat het vaak mis. Er wordt helaas niet altijd voldoende rekening gehouden met akoestiek, hoe mensen omgaan met spullen, hoe ruimtes gebruikt worden etc. Het gevolg is dat een ruimte er prachtig uitziet, maar niet volledig gebruikt kan worden.

Een paar voorbeelden die ik zoal ben tegengekomen:

  • Kaarsenhouders met kaarsen. Dit kan nooit onderdeel zijn van een brand preventie beleid
  • Banken met losse fluffy, geborduurde etc. kussentjes. Hoe maak je deze schoon als iemand koffie er over heen knoeit?
  • Harde vloeren en scheidingswanden in open plan, een drama qua akoestiek
  • Vergaderruimtes die geplaatst worden in open plan zonder dak. Alle gesprekken zijn letterlijk te volgen door de mensen die er omheen zitten. Gevolg, de ruimtes worden niet gebruikt waar ze bedoeld voor zijn terwijl er wel behoefte aan is
  • Poefjes en banken in receptieruimtes. Over het algemeen gaan vreemden niet naast elkaar op een bank zitten. En poefjes, daar gaat al helemaal niemand op zitten, zeker dames met jurken of rokken niet
  • Panden waar geen schoonmaakkasten of opslagruimtes worden gecreëerd. Er zullen toch dingen uit het zicht moeten worden opgeborgen
  • Koffie/pauze ruimtes zonder wasbak en kraan. Waar laat je je restje koude koffie of hoe spoel je een vies bord af zonder gootsteen?

Het gevolg is dat er veel geld is uitgegeven aan het uiterlijk van de ruimte, terwijl er later alsnog aanpassingen nodig zijn om deze ruimte functioneel te maken. Dit wordt vaak pas duidelijk wanneer de ruimte in gebruik wordt genomen. Op deze wijze gaat er veel geld verloren.

Ik vind dit zonde en ik ben van mening dat dit kan worden voorkomen. Laat een Facility Manager meekijken! Facility Managers kijken praktisch en weten waar het mis kan gaan. Door bijna 20 jaar ervaring in het vak weet ik heel veel over de inrichting van kantoren. Wat werkt er wel en wat werkt niet – zie de voorbeelden hierboven – terwijl ik ook meedenk met de esthetiek. Praktisch en mooi kan heel goed samen gaan. Dit kan je veel geld besparen. Ik help je graag.

Vaak zijn Interieurarchitecten het hier niet met mij eens. zij weten het beter. Zij weten hoe je kantoren en ruimtes mooi in moet richten. En dat klopt ook. Maar je kan er ook op andere manier naar kijken: vanuit het oogpunt van Facility Management. Laatst sprak ik een Interieurarchitect die het volledig met mij eens was. Wij zagen meteen hoe we elkaar kunnen versterken. Het leverde een boeiend en verfrissend gesprek op.

Sta je als bedrijf op het punt een interieurarchitect in te huren? Of zijn de plannen gereed maar de uitvoering is nog niet begonnen? Dan nodig ik je van harte uit om contact met mij op te nemen om te bekijken wat ik voor jullie kan betekenen.

Meer weten?
Lees meer
 0

IFM implementatie – wat te verwachten

Door |2020-09-07T12:37:08+00:0024/01/2020|Blog|

Facility Management volledig outsourcen is niet altijd eenvoudig. Ik wil graag delen welke lessen ik in het verleden geleerd heb op dit gebied, juist omdat het ook heel veel biedt als je het goed doet.

Integrated Facility Management – het volledig outsourcen van alle services, inclusief het management – kan structuur en continuïteit brengen. Daarnaast worden de kosten transparanter. Dit vraagt om een goede implementatie.

In de eerste fase (de transitie) van zo een implementatie wordt de basis gelegd voor verdere samenwerking. Hier ga je aan de slag met de verwachtingen die je als bedrijf hebt, en de mogelijkheden die een IFM partij heeft. Daarvoor maak je een analyse van de huidige situatie en hoe het er na de implementatie uit komt te zien. Op deze manier kun je meten of je de gestelde doelen en verbeteringen bereikt hebt.

Het is dus belangrijk om een goed overzicht te maken van de huidige situatie:

  • Welke services worden er nu geleverd en in welke vorm, met welke frequenties etc.? Een scope of work document kan hier goed bij helpen
  • Wat zijn de huidige kosten? Zowel de vaste als de niet vaste kosten (bijvoorbeeld voor consumables zoals toiletpapier of koffiebonen). Denk ook breed, iedereen die zich nu met FM bezighoudt hoort hierbij (dus ook Finance die de facturen betaald bijvoorbeeld)

Beschrijf duidelijk de verwachtingen van na de implementatie:

  • Wat is de reden om te outsourcen? Structuur? Continuïteit, het verbeteren van services? Of juist het besparen op services?
  • Hoe verhoudt dit zich met de huidige situatie? Gaat de kwaliteit omhoog/omlaag? Gaan de kosten naar beneden? Of allebei?
  • Welke services worden er dan geleverd en met welke frequenties, ook hier is een scope of work document een handig hulpmiddel

Een van de key factoren is, dat er iemand beschikbaar is, die tijd kan vrij maken om dit te beschrijven, om te beoordelen dat het voorstel de juiste is (om de juiste redenen) en om bij te sturen daar waar nodig? Het is ook mogelijk hier iemand voor in te huren die dit proces op een professionele manier kan begeleiden.

Een transitie (de voorbereidende fase) duurt zeker 6 tot 9 maanden. Dit is ook echt nodig. IFM is geen quick fix, maar een lange termijn oplossing. Dit lijkt misschien veel voorwerk, maar als het goed gedaan wordt is de overgang soepel en heb je er jaren plezier van. Een andere key factor is om alle veranderingen aan de gehele organisatie te communiceren en de belangrijke stakeholders te betrekken bij de keuze.

En dan volgt er nog een fase: de mobilisatiefase. Dat is de overgang van de huidige naar de nieuwe situatie en deze fase duurt ongeveer 3 maanden. Nu gaat het echt gebeuren. Wanneer de transitie goed gegaan is zal deze fase zonder problemen verlopen.

Hoef je als organisatie na implementatie van IFM niets meer te doen op het gebied van Facility Management? Nee, dat niet, maar wel veel minder. Ik zou, zeker het eerste half jaar, maandelijks bij elkaar komen om de voortgang te bespreken, om bij te sturen en de financiële resultaten te monitoren. IFM-organisaties hebben veel ervaring met goede rapportages die inzicht geven in al deze zaken.

Heb je behoefte aan support bij de implementatie van IFM? Ik heb veel ervaring in het begeleiden van deze processen. Of wil je graag een oriëntatietraject starten? Dan help ik je graag onderzoeken welke mogelijkheden er voor jouw organisatie zijn.

Wil je meer weten, dan kun je contact met mij opnemen.

Consultancy
Lees meer
 0

Nieuw jaar, oude plannen

Door |2020-09-07T12:38:37+00:0010/01/2020|Blog|

We beginnen het jaar met elkaar geluk wensen. Dat is een mooie traditie en goed bedoeld, maar is ‘geluk’ wel wat we nodig hebben? Leven we in het nieuwe jaar van de meevallertjes, van de mazzeltjes? Naast gewoon geluk hebben kan je het leven ook meer sturen, zelf in de hand nemen. Dat wens ik iedereen, nog meer toe.

En met sturen bedoel ik dan gewoon goede plannen maken. Bij het onderhoud van een pand is het vrij gemakkelijk. Er is een meerjarenplanning. Ook is er een schema beschikbaar voor alles wat door het jaar heen moet, zoals periodiek schoonmaakwerk. Maar denk ook aan ramen wassen, onkruid wieden, je instructies updaten, beoordelingsgesprekken met je mensen, vergaderingen met leveranciers. Zo heb je minder ‘geluk’ nodig. Je hebt het zelf in de hand.

 Denk je ook aan het plannen van de leuke dingen? Ik denk dan aan een teamuitje, aan gesprekken over de toekomst met je team, stil staan bij wat je bereikt hebt, één op één gesprekken. En wat dacht je van het plannen van lunches? Met collega’s, met leveranciers. En denk je aan jezelf? Wanneer ga je vakliteratuur lezen? Plan je cursussen in? Of ben je daar te druk voor? Plan ruimte. Ook hier kan je het ‘geluk’ een goed handje helpen door goed te plannen.  

Ik geloof in plannen. Op mijn werk plan ik heel gedetailleerd, neem mijn supportteam daarin mee, plan achterstevoren en definieer mijn doelen en mijn definitie van succes. Ik hou rekening met uitloop en ik bouw check momenten in om te kunnen bepalen of alles nog op schema loopt. Thuis plan ik ook bijvoorbeeld de vakanties. Ik heb vorig jaar onze huwelijksdag volledig gepland. Mijn draaiboek was dusdanig uitgebreid dat er zelfs ruimte was voor spontaniteit.

Mijn teams leer ik ook om zo optimaal mogelijk te plannen:

  • In te schatten hoe lang iets duurt
  • Rekening te houden met externe factoren: werk dat een collega eerst moet opleveren, de offerte van een leverancier, levertijden of acties van de Landlord
  • Prioriteiten te stellen
  • Correctietijd in te plannen
  • Achterstevoren te plannen en die logica ook in hun privéleven toe te passen
  • Dat uitgebreid plannen uiteindelijk tijd oplevert, waardoor ze doelen makkelijker kunnen bereiken

Plannen = Focus = Aandacht = Resultaat. En daar moet je ruimte voor maken. Ruim plannen dus. Plannen is dus essentieel om een FM-afdeling naar een nieuwe standaard te brengen. Plannen, een oude gewoonte die nieuwe dingen brengt.

Lees meer
 0

Vieren?

Door |2020-09-07T12:40:10+00:0019/12/2019|Blog|

Is december de feestmaand voor jou? Dan mis je iets!

Natuurlijk, ik vier graag kerst en oud en nieuw. Altijd leuk om vrienden en familie uit te nodigen, ze lekker te verwennen met hapjes en drankjes. Op het werk wordt er ook vaak in deze periode gefeest. Denk maar aan borrels en diners waar stil gestaan wordt bij de successen van het afgelopen jaar.

Dan ben ik ook nog vandaag jarig. Dat vier ik door lekker een dag vrij te zijn, ik bezoek een museum, ik ga naar de kapper en vanavond uit eten met mijn geliefden.

Ik doe mee en juich al dat vieren toe, maar ik roep ook op: beperk het vieren niet alleen tot deze maand.

Ik wil verder gaan dan het vieren van de jaarresultaten: sta elke dag stil bij je successen. Ik doe dat zowel zakelijk als privé en daarom ben ik mij er dagelijks van bewust dat ik succesvol ben.

Wij zijn goed in het benoemen van onze verbeterpunten. Onze fouten zien we snel, maar kunnen we daar tegenover zetten dat we onze successen benoemen?

Succesvol zijn is het herkennen en erkennen van successen en deze te vieren. Dat vieren kan ofwel door ze delen met anderen of door er letterlijk een hoera moment van te maken.

En dan bedoel ik niet dat we gaan zitten opscheppen, maar dat we oog krijgen voor alle dingen die goed gaan. Succes is namelijk veel meer dan alleen maar het gewenste resultaat. Succes is niet alleen de som van de resultaten, het is meer dan dat.

Zowel in mijn persoonlijke coaching als in het werken met teams leer ik anderen hoe je successen kan benoemen. Dat gaat niet vanzelf, omdat het niet in onze cultuur zit en we vaak een veel te beperkte definitie van succes hebben.

Daarom oefenen we het benoemen van successen op elk teamoverleg, bij voorkeur in de ochtend. Dit motiveert ons allemaal en we starten de dag met positieve energie. Daarnaast, als je ook privé successen met elkaar gaat delen leer je elkaar op een leuke manier beter kennen. Zo word je een hecht team. Deze positieve houding is voor mij de nieuwe standaard.

Mijn motto is dus, vier vooral de feestdagen, vier je verjaardag, maar vier ook elke dag je successen. Maar vooral: vier!

Lees meer
 0

Het (hele) Team

Door |2020-09-07T12:43:12+00:0005/12/2019|Blog|

Succesvol Facility Management doe je met het hele team. Maar wie zit er in jouw team?

Vaak zijn we geneigd om alleen te denken aan de personen die op de loonlijst staan. Wanneer er een kerstfeest georganiseerd wordt nodig je die mensen uit. Toch stel ik voor om eens verder te kijken. Waarom?

Een goed werkklimaat is goud waard, voor elke organisatie. Het zorgt immers voor enthousiaste medewerkers, een soepeler primair proces en minder verloop. Verloop is namelijk duur, jaren geleden werd al berekend dat het gemiddeld 20% kost van een jaarsalaris. *. Bestaande uit de recruitment kosten, trainingen, de tijd die het kost voordat een persoon levert volgens verwachting en de kennis die wegvalt. Voor mensen in het hoger management of voor zeer specifieke functies kunnen die kosten nog veel hoger zijn.

Een goed werkklimaat is mede het resultaat van een succesvol Facility Management Team. En dit bereik je door de inzet van een heleboel verschillende personen, die allemaal een bijdrage leveren. Ik denk dan aan:

  • De schoonmakers
  • De mensen die de catering verzorgen
  • De receptionistes
  • De mensen van de Beveiliging
  • De Facility manager
  • De Facility Coördinator
  • De FM admin
  • Etc.

Samen met al deze mensen krijg je het voor elkaar. Maar beseffen zij wel dat ze zo belangrijk zijn? Zijn ze betrokken bij de klant? En hebben ze het gevoel in één team te zitten?

Juist daarom is deze periode van het jaar een kans om ze dat te laten merken. Nodig ze uit voor het kerstfeest van het bedrijf, of de nieuwjaarsborrel, geef ze een kerstcadeau. Zo kun je ze betrekken bij het bedrijf, ze laten merken dat ze medeverantwoordelijk zijn voor het succes van het hele bedrijf. Laat ze zien dat ze onderdeel zijn van.

Vaak wordt er geredeneerd dat ze al een cadeau krijgen of al een feest hebben van hun eigen werkgever. Maar ze zijn bij jou/bij jouw klant iedere dag in het gebouw, werken daar en ze hebben daar de interacties. De klant kennen ze, bij hun eigen bedrijf kennen ze vaak maar een handje vol mensen. Het succes van de klant is ook hun succes.

Ik merk het zelf ook, nu ik al een tijd uit de operatie ben en dus niet meer verbonden ben aan 1 locatie word ik niet meer uitgenodigd voor de feestjes van de klant. Maar ik zie ook dat op verschillende locaties, het Facility Management Team ook niet wordt uitgenodigd, een gemiste kans.

Het is nu begin december en nog niet te laat om het gehele Facility Management Team uit te nodigen of ervoor te zorgen dat ze ook een cadeau krijgen en te laten zien dat ze worden gewaardeerd.

*bron: onderzoek van Sarah Jane Glynn en Heather Boushey, verbonden aan Washington Center for Equitable Growth & Harvard 2012

Lees meer
 0

Van Miss No naar Firefighter

Door |2020-09-07T12:42:30+00:0021/11/2019|Blog|

Zoals ik in mijn eerdere blog schreef ben ik direct na mijn studie aan de gang gegaan als Facilitair manager, wat ik wilde en wat ik voor ogen had tijdens mijn studie. Ging dat direct goed? Nou nee, niet bepaald.

Mijn bijnaam was de eerste jaren ‘Miss No’. Ik zag alleen maar beperkingen door het budget, ik hield medewerkers bewust klein, luisterde niet goed en wist zelf wel hoe het moest. En ik maakte hierdoor fouten:

  • Koffiemachines vervangen met(goedkopere) koffiemachines waarvan de koffie niet te drinken was
  • De routing in het bedrijfsrestaurant aangepast zonder dit te communiceren en te vertellen waarom
  • Geld vragen voor een nieuwe toegangspas als mensen deze waren verloren zonder afspraken te maken over wat we met dit cash geld gingen doen

Allemaal goede intenties maar doordat ze niet goed werden uitgevoerd leverde dit alleen maar een hoop weerstand en klachten op.

Kortom, Miss No was een feit.

Maar gelukkig was er iemand die mij deze spiegel voorhield. Dat was pijnlijk, maar ik ben mee aan slag gegaan. Deze omkeer kwam ironisch genoeg precies op het moment dat mijn budget enorm werd ingeperkt omdat het niet goed ging met het bedrijf. Ik moest het drastisch anders gaan doen.

Ik betrok mijn team bij het verzinnen van oplossingen, vroeg de directie wat ze belangrijk vonden en zocht zelf naar creatieve oplossingen. Daarnaast ging ik alles – ook de vervelende maatregelen – goed communiceren met de juiste personen. En ik zorgde voor duidelijke afspraken. Wat kon er anders of beter zonder extra geld?

Toen het na een jaar weer veel beter met het bedrijf ging ik op dezelfde wijze door: ik maakte – na goed overleg – voorstellen voor verbeteringen van dienstverlening, bleef goed communiceren en zocht creatieve oplossingen. Alleen nu was er ineens veel meer mogelijk!  

Hierdoor kwam ik erachter dat mijn geleerde lessen altijd gelden: dat als de motivatie klopt, je plannen aansluiten bij de verwachtingen en het budget niet direct verdubbeld hoeft te worden, je veel meer draagkracht creëert. En dingen voor elkaar krijgt. Miss No heb ik toen voor altijd van mij af kunnen schudden.

Deze lessen koester ik nog steeds. In mijn werk ben ik altijd bezig met de vragen:

  • Wat kan er makkelijker/ of makkelijk beter?
  • Hoe sluiten we aan op de verwachtingen?
  • En omgekeerd, hoe sluiten de verwachtingen beter aan op wat we doen?
  • Wie hebben we nodig en met wie moeten we in gesprek?
  • Hoe doen we het zonder dat de kosten meteen omhoog gaan

Het is ook helemaal niet nodig om het maximale uit leveranciers te knijpen, of om onmogelijke prestaties te verwachten. Uiteindelijk moet die wie levert, ook gewoon betaald worden. Vaak kan het leveren van die diensten wel efficiënter of beter afgestemd. Hierdoor kunnen kosten omlaag, of gelijk blijven met een beter resultaat. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Functies/werkzaamheden combineren
  • Ervoor zorgen dat collega’s werk van elkaar over kunnen nemen
  • Werk van verschillende leveranciers beter op elkaar af te stemmen
  • Processen aanpassen waardoor dingen makkelijk of minder tijdrovend zijn.

Een concreet voorbeeld kan zijn om overdag schoon te maken. De schoonmaker wordt zichtbaar. Dit brengt vele voordelen met zich mee en in veel gevallen een kostenbesparing. Een ander voorbeeld is om de receptioniste op te laten staan bij de begroeting van een bezoeker: de bezoeker voelt zich veel meer welkom.

Door dit soort vaak simpele en soms wat ingewikkeldere oplossingen keer op keer in te zetten heb ik inmiddels de bijnaam Firefighter gekregen. De klant stuurt mij naar locaties waar dingen niet zo goed gaan en die los ik op, heel simpel gezegd.

Een heerlijke baan die ik  – vanuit die behoefte van de klant –  de afgelopen jaren zelf heb gecreëerd en heb uitgebouwd tot waar ik voor sta: to create a new standard in Facility Management.

Lees meer
 0

Cultuuromslag in Facility Management

Door |2020-09-07T12:53:47+00:0007/11/2019|Blog|

Ik krijg vaak te horen van mensen in mijn omgeving, dat bij hun in het bedrijf, de Facility afdeling voornamelijk bestaat uit grumpy old men, die liever lui zijn dan moe.

Herkenbaar?

Voor mij soms wel. Als ik bijvoorbeeld op de jaarlijkse Facility beurs rondloop zie ik veel Facility Managers waar het werkplezier niet echt van af te lezen is en inderdaad, dit zijn vaak oudere mannen.

Toch vreemd want als je naar de cijfers kijkt dan studeren, zeker de laatste jaren, tussen de 800 en de 900 mensen per jaar af op de studie Facility Management. Deze opleiding wordt op 9 Hogescholen aangeboden in Nederland (deeltijd en voltijds)*.

Waar blijft dan dat aanstormend talent?

Toen ik jaren geleden afstudeerde, gingen de meeste van mijn jaar niet aan de slag als Facility Manager. Ze gingen juist aan het werk bij leveranciers: Beveiliging, Catering, Schoonmaak etc. Dat waren toen de aantrekkelijke banen, met veel verantwoordelijkheden, met een auto en met doorgroeimogelijkheden. Zou dat nog steeds de reden kunnen zijn?

Ik ben direct de baan als Facility Manager ingerold en daar vond ik precies waar ik de studie om heb gedaan: afwisseling, het aansturen van een team en zorgen dat alles goed loopt. Waarom zie ik die jonge mensen dan niet op de FM-beurs, op congressen of in het directe werkveld? Zien ze de mogelijkheden niet? Zijn er niet genoeg ambassadeurs die ons mooie vak vertegenwoordigen? Of weten de studenten simpelweg de werkgevers niet te vinden?

 Hoe krijgen we meer jonge mensen aan het werk als Facility Manager?  Ik denk dan aan:

  1. Voorlichting over de echte inhoud van het vak en hoe leuk dat vak is, bijvoorbeeld door het geven van gastcolleges door mensen uit het werkveld
  2. Aantrekkelijkere banen bieden aan starters met verantwoordelijkheid en duidelijke doorgroeimogelijkheden
  3. Voor de IFM-aanbieders, ga eens langs bij die opleidingen om met studenten te praten of nodig ze uit op het bedrijf. Wat zien de studenten als mogelijkheden en waar hebben zij behoefte aan?

Uiteindelijk willen we toch tegen onze opdrachtgevers kunnen zeggen, dat we er alles aan doen om talent binnen te halen. Zodat onze klanten tevreden zijn.

Als we jong talent aanmoedigen het vak in te gaan, huidige teams sturen en begeleiden om te groeien en de juiste mindset hebben dan creëren we een cultuuromslag Het is namelijk zoals je hebt kunnen lezen in mijn vorige post: een echte mensen business

De klant krijgt dan de beste mensen, de verwachtingen worden waargemaakt en de medewerkers krijgen de mogelijkheid om te groeien. Ook dat is onderdeel van de new standard in Facility Management.

 *Bron: Duo.nl

 

Lees meer
 0

White Paper voor Young FM’ers

26/10/2020|0 Comments

Ongeveer een week geleden kwam de White paper van Facto uit voor Young FM'ers. Ik heb hier met een aantal andere zeer ervaren FM professionals een bijdrage aan mogen leveren. Heel leuk om op deze [...]

 

mmpower werkt samen met bedrijven om er voor te zorgen dat de standaard in Facility Management aansluit aan de behoefte op de korte en lange termijn.

Samenwerken

Consultancy
Interim Management
Excellence Programma

Privacy

Contact

+31 6 5588 7306

janneke@mmpower.nl

KvK: 65383885

BTW: NL003058078B54

Naar boven
Ga naar de bovenkant